Trasparenza GDPR, marketing, conservazione e condivisione operativa dei dati.
Versione 3.0 · In vigore dal 31 luglio 2026
SIA “BCOM TRAVEL”, numero di registrazione 40203370984, partita IVA come indicata nella fattura applicabile, ove registrata, sede legale Mālpils iela 2B-1, Rīga, LV-1013, Lettonia, operante con il marchio BusCom (“BusCom”, “noi” o “nostro”), è il titolare del trattamento dei dati personali descritti nella presente Informativa ed è l’unico soggetto che gestisce il sito BusCom e contrae con il marchio BusCom, salvo diversa disposizione imperativa.
Le richieste in materia di privacy e le istanze degli interessati possono essere inviate a privacy@buscom.info o alla sede legale sopra indicata. Attualmente non nominiamo un Responsabile della protezione dei dati salvo obbligo di legge; le richieste sono gestite dalla persona designata internamente per la protezione dei dati.
La presente Informativa si applica quando una persona visita il nostro sito, invia un modulo, ci contatta via e-mail, telefono, servizio di messaggistica o social media, richiede o riceve un preventivo, effettua o gestisce una prenotazione, viaggia come parte di un gruppo, ci fornisce servizi, si candida a lavorare con noi o interagisce in altro modo con BusCom.
Si applica inoltre quando un organizzatore di gruppo, un datore di lavoro, una scuola, un’agenzia di viaggi, un coro, un organizzatore di eventi, un familiare o altra persona fornisce informazioni su passeggeri o capigruppo.
Dati identificativi e di contatto: nomi, qualifiche, organizzazione, indirizzo postale, indirizzo e-mail, numero di telefono, lingua preferita e preferenze di comunicazione.
Dati di preventivo e prenotazione: date, itinerario, punti di prelievo e destinazione, fermate intermedie, dimensione del gruppo, requisiti del veicolo, bagagli, voli, treni, traghetti, alloggio, esigenze di accessibilità, richieste di seggiolini per bambini e altre istruzioni operative.
Dati di passeggeri e capigruppo: nome e recapiti del capogruppo, contatti di emergenza e informazioni limitate sui passeggeri ove effettivamente necessarie. Di norma non abbiamo bisogno di un elenco completo dei passeggeri per i servizi di noleggio privato.
Dati di fatturazione e pagamento: intestazione di fatturazione, indirizzo, numeri di registrazione e partita IVA, documenti contabili, stato del pagamento, riferimenti delle transazioni, metodo di pagamento e informazioni antifrode. I dati completi delle carte sono trattati da prestatori di servizi di pagamento autorizzati e non è previsto che siano conservati da BusCom.
Dati di comunicazione e servizio: e-mail, messaggi, note delle chiamate, modifiche, reclami, riscontri, recensioni, fotografie che ci vengono fornite e registrazioni relative all’esecuzione del servizio.
Dati di marketing: origine di un contatto, prova del consenso ove utilizzato, dati di recapito delle campagne, preferenze, opposizioni, richieste di disiscrizione e registrazioni delle liste di soppressione.
Dati tecnici: indirizzo IP, browser, dispositivo, posizione approssimativa, fonte di provenienza, pagine visualizzate, identificatori dei cookie, log di sicurezza e dati di interazione, nel rispetto dei requisiti di consenso ai cookie.
Dati dei fornitori: informazioni di contatto, societarie, di licenza, assicurative, sui veicoli, bancarie, fiscali, contrattuali, di dispatch e di performance relative a operatori di trasporto, autisti e altri prestatori.
Categorie particolari di dati: solo ove strettamente necessario, ad esempio informazioni limitate su accessibilità o salute necessarie a organizzare un trasporto sicuro. Chiediamo di non fornire tali informazioni se non indispensabili.
Otteniamo i dati direttamente dall’interessato, dalla persona o organizzazione che organizza il trasporto, da passeggeri o capigruppo, da operatori di trasporto e autisti, da prestatori di servizi di pagamento e tecnologici, da registri pubblici e fonti economiche pubbliche ove lecito, e dalla corrispondenza precedente.
Chi fornisce i dati di un’altra persona deve esservi autorizzato e deve mettere la presente Informativa a disposizione di tale persona.
Preventivo e fase precontrattuale: valutare un itinerario, verificare la disponibilità dei fornitori, calcolare un prezzo e rispondere a una richiesta. Base: misure precontrattuali richieste dall’interessato e legittimo interesse a rispondere alle richieste commerciali.
Prenotazione ed erogazione del servizio: confermare, coordinare, modificare ed eseguire il trasporto, comunicare informazioni operative e gestire i disservizi. Base: esecuzione di un contratto, legittimi interessi e obblighi di legge.
Pagamenti, contabilità e fisco: fatturare, riconciliare, prevenire le frodi, tenere le scritture e adempiere agli obblighi fiscali e contabili. Base: contratto, obbligo di legge e legittimi interessi.
Assistenza clienti e reclami: istruire, conservare le prove, risolvere le controversie e migliorare i servizi. Base: contratto, obblighi di legge e legittimi interessi.
Sicurezza e conformità legale: soddisfare requisiti in materia di trasporto, sanzioni, antifrode, assicurazioni e richieste di tribunali, autorità di controllo e forze dell’ordine. Base: obbligo di legge, interesse pubblico rilevante ove applicabile e legittimi interessi.
Gestione dei fornitori: valutare, contrattualizzare, assegnare, pagare e monitorare operatori di trasporto e autisti. Base: contratto, obbligo di legge e legittimi interessi.
Sicurezza del sito e funzionalità essenziali: proteggere i sistemi, prevenire abusi e fornire le funzionalità richieste. Base: legittimi interessi e, ove pertinente, contratto.
Analitica e pubblicità: solo previo ottenimento del consenso richiesto per cookie non essenziali o tecnologie simili.
Marketing diretto: consenso ove richiesto dalla legge; l’eccezione legale per i clienti esistenti solo se ricorrono tutte le condizioni; e legittimi interessi attentamente valutati per le comunicazioni business-to-business consentite. La sola richiesta di preventivo non costituisce automaticamente consenso.
I messaggi operativi relativi a preventivo, prenotazione, pagamento, itinerario, disservizio o reclamo non costituiscono marketing.
Per le comunicazioni promozionali a persone fisiche acquisiamo il consenso ove la legge lo richieda. Possiamo avvalerci dell’eccezione per i clienti esistenti solo se l’indirizzo è stato acquisito nel contesto di una vendita o prestazione effettiva, se la comunicazione riguarda nostri servizi analoghi, se al momento della raccolta e in ogni messaggio è stata offerta una possibilità di opposizione chiara e gratuita e se il destinatario non si è opposto.
Verso contatti che agiscono in qualità professionale possiamo inviare comunicazioni commerciali mirate ove ciò sia lecito, proporzionato e prevedibile nel contesto. Questa formulazione non è utilizzata per derogare a norme nazionali più restrittive applicabili nel Paese del destinatario.
Chiunque può opporsi o disiscriversi in qualsiasi momento. Interrompiamo il marketing senza ingiustificato ritardo e conserviamo una registrazione minima di soppressione affinché l’indirizzo non venga reimportato per errore. I dati di soppressione non sono utilizzati per altre finalità.
Prima della conferma di una prenotazione può essere necessario comunicare informazioni limitate sull’itinerario a potenziali operatori di trasporto per ottenere disponibilità e prezzi. In tale fase l’identità o i recapiti diretti di un passeggero o capogruppo non dovrebbero essere divulgati, salvo necessità operativa e liceità.
Dopo la conferma possiamo condividere le informazioni minime necessarie con l’operatore di trasporto autorizzato assegnato, il dispatcher e l’autista. Ciò comprende di norma l’itinerario, la dimensione del gruppo, nome e numero di telefono del capogruppo e le informazioni operative o di accessibilità pertinenti.
Possiamo inoltre condividere dati con prestatori di servizi di pagamento, banche, servizi antifrode, provider di hosting web e cloud, fornitori di e-mail e CRM, fornitori di assistenza clienti e comunicazione, commercialisti, revisori, assicuratori, avvocati, società di recupero crediti, autorità di controllo, tribunali, polizia e pubbliche autorità ove necessario.
Non vendiamo né cediamo dati personali per il marketing proprio di terzi. I fornitori possono trattare i dati solo per le finalità contrattuali e con adeguate garanzie.
Alcuni fornitori tecnologici o partner di trasporto possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo. Ove una destinazione non sia riconosciuta come adeguata, utilizziamo uno strumento di trasferimento lecito quale le Clausole contrattuali tipo della Commissione europea e valutiamo, ove necessario, garanzie supplementari.
Informazioni su uno specifico strumento di trasferimento possono esserci richieste.
| Documentazione | Conservazione ordinaria |
|---|---|
| Pratiche di preventivo non andate a buon fine | 24 mesi dall’ultimo contatto significativo, salvo che un periodo più breve sia adeguato o che uno più lungo sia necessario per controversie, pretese legali, prevenzione delle frodi o rapporti business-to-business documentati |
| Documentazione di prenotazioni confermate e contratti | 10 anni dal completamento o dalla cessazione, ove necessario per finalità contabili, fiscali, assicurative, contrattuali e di tutela legale |
| Fatture e documenti contabili giustificativi | Il periodo richiesto dalla normativa contabile e fiscale lettone, di norma almeno 5 anni e oltre ove una norma specifica o una verifica lo imponga |
| Documentazione di reclami e incidenti | 5 anni dalla chiusura, o oltre finché resti aperta una pretesa, una pratica assicurativa o un procedimento |
| Registrazioni delle chiamate, se utilizzate | Un periodo breve pubblicato e adeguato alla finalità, tipicamente 90 giorni, salvo conservazione per un reclamo o una vicenda legale |
| Prove del consenso e documentazione delle campagne di marketing | Finché il marketing prosegue e fino a 3 anni successivi come prova di conformità, con riesame periodico |
| Registrazioni di soppressione | Per il tempo ragionevolmente necessario a garantire il rispetto dell’opposizione, tipicamente a tempo indeterminato salvo che un’alternativa affidabile impedisca contatti futuri |
| Log di sicurezza del sito | Di norma da 6 a 12 mesi, salvo che un incidente richieda una conservazione più lunga |
| Documentazione di due diligence e contratti dei fornitori | Per la durata del rapporto e di norma 10 anni successivi, ove necessario per finalità legali, fiscali, assicurative e contrattuali |
L’utilizzo per finalità di marketing è disciplinato separatamente e non prosegue automaticamente per l’intero periodo di conservazione. Riesaminiamo periodicamente i dati conservati e li cancelliamo o anonimizziamo quando non sono più necessari.
Adottiamo controlli degli accessi, permessi basati sui ruoli, autenticazione forte, backup, cifratura ove opportuno, registrazione dei log, vincoli di riservatezza del personale, due diligence sui fornitori e procedure di risposta agli incidenti proporzionate ai rischi.
Nessun sistema è completamente sicuro. Chi sospetti un uso improprio delle informazioni o la compromissione di un account è invitato a contattarci tempestivamente.
Nei limiti delle condizioni applicabili, gli interessati possono chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e informazioni sui processi decisionali automatizzati. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità dei trattamenti precedenti.
Il diritto di opposizione al marketing diretto è assoluto. Le altre opposizioni dipendono dalle circostanze e dalla base giuridica.
Possiamo verificare l’identità prima di procedere. Rispondiamo di norma entro un mese, fatte salve le proroghe legittime per richieste complesse o numerose.
Possiamo utilizzare software, strumenti di analisi o assistiti da intelligenza artificiale per organizzare le richieste, confrontare dati storici, individuare duplicati, instradare le richieste e supportare le decisioni di prezzo. Tali strumenti assistono il personale e di norma non adottano decisioni che producano effetti giuridici o similmente significativi senza un intervento umano sostanziale.
Qualora introducessimo processi decisionali esclusivamente automatizzati rilevanti ai sensi di legge, forniremo le informazioni e le garanzie richieste.
Il nostro sito si rivolge a persone adulte che organizzano trasporti. I gruppi di passeggeri possono includere minori, ma gli organizzatori devono fornire solo le informazioni minime necessarie. L’organizzatore è responsabile delle autorizzazioni, della vigilanza e degli obblighi di tutela applicabili al gruppo.
I cookie strettamente necessari possono operare senza consenso ove consentito. Analitica, pubblicità e altre tecnologie non essenziali sono attivate solo previo consenso valido, ove richiesto. I dettagli sono riportati nella nostra Informativa sui Cookie e nello strumento di gestione del consenso.
Ti invitiamo a contattarci per primi, così da poter affrontare la questione. Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo all’Ispettorato statale per i dati della Lettonia o, ove applicabile, all’autorità di controllo del proprio Paese di residenza, di lavoro o del luogo della presunta violazione.
Possiamo aggiornare la presente Informativa per riflettere cambiamenti normativi, operativi o tecnici. La data di efficacia è indicata in alto. Le modifiche sostanziali saranno portate all’attenzione tramite un canale idoneo. Una nuova informativa non crea retroattivamente un consenso.
