Przejrzystość zgodna z RODO, marketing, przechowywanie i udostępnianie danych operacyjnych.
Wersja 3.0 · Obowiązuje od 31 lipca 2026 r.
SIA “BCOM TRAVEL”, numer rejestrowy 40203370984, numer VAT zgodnie z danymi na odpowiedniej fakturze, jeśli firma jest zarejestrowana, adres siedziby Mālpils iela 2B-1, Rīga, LV-1013, Łotwa, działająca pod marką BusCom („BusCom”, „my”, „nas” lub „nasz”), jest administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce prywatności oraz jedynym podmiotem prowadzącym serwis BusCom i zawierającym umowy pod marką BusCom, chyba że bezwzględnie obowiązujące prawo stanowi inaczej.
Zapytania dotyczące prywatności i żądania osób, których dane dotyczą, można kierować na adres privacy@buscom.info lub na powyższy adres siedziby. Nie powołujemy obecnie Inspektora Ochrony Danych, chyba że wymaga tego prawo; zapytania dotyczące prywatności obsługuje osoba wyznaczona wewnętrznie do spraw ochrony danych.
Niniejsza Polityka ma zastosowanie, gdy ktoś odwiedza nasz serwis, wysyła formularz, kontaktuje się z nami e-mailem, telefonicznie, przez komunikator lub media społecznościowe, prosi o wycenę lub ją otrzymuje, dokonuje rezerwacji lub zarządza nią, podróżuje w ramach grupy, świadczy na naszą rzecz usługi, ubiega się o współpracę z nami albo w inny sposób wchodzi w interakcję z BusCom.
Ma ona zastosowanie również wtedy, gdy organizator grupy, pracodawca, szkoła, biuro podróży, chór, organizator wydarzenia, członek rodziny lub inna osoba przekazuje informacje o pasażerach lub osobach prowadzących grupę.
Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imiona i nazwiska, stanowiska, organizacja, adres pocztowy, adres e-mail, numer telefonu, preferowany język i preferencje komunikacyjne.
Dane dotyczące wyceny i rezerwacji: daty, trasa, miejsca odbioru i wysadzenia, przystanki pośrednie, wielkość grupy, wymagania dotyczące pojazdu, bagaż, loty, pociągi, promy, zakwaterowanie, wymagania w zakresie dostępności, prośby o fotelik dziecięcy i inne instrukcje operacyjne.
Dane pasażerów i osób prowadzących grupę: imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby prowadzącej grupę, kontakty alarmowe i ograniczone informacje o pasażerach, gdy jest to naprawdę konieczne. W przypadku prywatnych przewozów okazjonalnych zazwyczaj nie potrzebujemy pełnej listy pasażerów.
Dane rozliczeniowe i płatnicze: dane identyfikacyjne do rozliczeń, adres, numery rejestrowe i VAT, rejestr faktur, status płatności, numery referencyjne transakcji, metoda płatności i informacje służące zapobieganiu oszustwom. Pełne dane karty są przetwarzane przez upoważnionych dostawców usług płatniczych i nie są przeznaczone do przechowywania przez BusCom.
Dane dotyczące komunikacji i usług: e-maile, wiadomości, notatki z rozmów, zmiany, skargi, uwagi, opinie, przekazane nam zdjęcia i zapisy dotyczące realizacji usług.
Dane marketingowe: źródło kontaktu, zapis zgody, jeśli zgoda jest wykorzystywana, dane o dostarczeniu kampanii, preferencje, sprzeciwy, wnioski o rezygnację i zapisy na liście wykluczeń.
Dane techniczne: adres IP, przeglądarka, urządzenie, przybliżona lokalizacja, źródło odesłania, wyświetlone strony, identyfikatory plików cookie, dzienniki bezpieczeństwa i dane o interakcjach, z zastrzeżeniem wymogów dotyczących zgody na pliki cookie.
Dane dostawców: dane kontaktowe, firmowe, licencyjne, ubezpieczeniowe, o pojazdach, bankowe, podatkowe, umowne, dyspozytorskie i dotyczące jakości usług przewoźników, kierowców i innych usługodawców.
Dane szczególnych kategorii: tylko wtedy, gdy jest to bezwzględnie konieczne, na przykład ograniczone informacje o dostępności lub zdrowiu potrzebne do zorganizowania bezpiecznego transportu. Prosimy użytkowników, aby nie podawali takich informacji, chyba że jest to wymagane.
Dane pozyskujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od osoby lub organizacji organizującej transport, od pasażerów lub osób prowadzących grupę, od przewoźników i kierowców, od dostawców usług płatniczych i technologicznych, z rejestrów publicznych i publicznych źródeł biznesowych, jeśli jest to zgodne z prawem, oraz z wcześniejszej korespondencji.
Każdy, kto przekazuje dane innej osoby, musi być do tego upoważniony i powinien udostępnić tej osobie niniejszą Politykę.
Wycena i działania przed zawarciem umowy: ocena trasy, uzyskanie informacji o dostępności dostawców, obliczenie ceny i odpowiedź na zapytanie. Podstawa: działania podejmowane na żądanie przed zawarciem umowy oraz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania biznesowe.
Rezerwacja i realizacja usługi: potwierdzanie, koordynowanie, zmienianie i wykonywanie transportu, przekazywanie informacji operacyjnych i zarządzanie zakłóceniami. Podstawa: wykonanie umowy, prawnie uzasadnione interesy i obowiązki prawne.
Płatności, księgowość i podatki: fakturowanie, uzgadnianie rozliczeń, zapobieganie oszustwom, prowadzenie dokumentacji oraz wypełnianie obowiązków podatkowych i księgowych. Podstawa: umowa, obowiązek prawny i prawnie uzasadnione interesy.
Obsługa klienta i skargi: badanie, zabezpieczanie dowodów, rozstrzyganie sporów i ulepszanie usług. Podstawa: umowa, obowiązki prawne i prawnie uzasadnione interesy.
Bezpieczeństwo i zgodność z prawem: spełnianie wymogów dotyczących transportu, sankcji, zwalczania nadużyć, ubezpieczeń oraz wymogów sądów, organów regulacyjnych i organów ścigania. Podstawa: obowiązek prawny, istotny interes publiczny, jeśli ma zastosowanie, i prawnie uzasadnione interesy.
Zarządzanie dostawcami: ocena, zawieranie umów, dysponowanie, płatności i monitorowanie przewoźników i kierowców. Podstawa: umowa, obowiązek prawny i prawnie uzasadnione interesy.
Bezpieczeństwo serwisu i podstawowa funkcjonalność: ochrona systemów, zapobieganie nadużyciom i udostępnianie żądanych funkcji. Podstawa: prawnie uzasadnione interesy i, w stosownych przypadkach, umowa.
Analityka i reklama: wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody na pliki cookie lub podobne technologie inne niż niezbędne.
Marketing bezpośredni: zgoda, gdy jest wymagana; ustawowy wyjątek dla obecnych klientów wyłącznie wtedy, gdy spełnione są wszystkie warunki; oraz starannie oceniane prawnie uzasadnione interesy w odniesieniu do dozwolonej komunikacji między przedsiębiorcami. Sama prośba o wycenę nie stanowi automatycznie zgody.
Wiadomości operacyjne dotyczące wyceny, rezerwacji, płatności, trasy, problemu z usługą lub skargi nie są marketingiem.
W przypadku komunikacji promocyjnej kierowanej do osób fizycznych uzyskujemy zgodę, gdy wymaga tego prawo. Wyjątek dla obecnych klientów możemy stosować wyłącznie wtedy, gdy adres został pozyskany w związku z rzeczywistą sprzedażą lub świadczeniem usług, komunikacja dotyczy naszych własnych podobnych usług, przy zbieraniu adresu i w każdej wiadomości zapewniono jasną, bezpłatną możliwość rezygnacji, a odbiorca nie wniósł sprzeciwu.
W przypadku odpowiednich kontaktów działających w charakterze zawodowym możemy wysyłać wąsko ukierunkowaną komunikację biznesową, jeśli jest to zgodne z prawem, proporcjonalne i spodziewane w danym kontekście. Nie stosujemy tego sformułowania do obchodzenia surowszych przepisów krajowych obowiązujących w kraju odbiorcy.
Każda osoba może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw lub zrezygnować z subskrypcji. Wstrzymujemy marketing bez zbędnej zwłoki i przechowujemy minimalny zapis na liście wykluczeń, aby adres nie został przypadkowo ponownie zaimportowany. Dane z listy wykluczeń nie są wykorzystywane do żadnych innych celów.
Przed potwierdzeniem rezerwacji możemy być zmuszeni ujawnić ograniczone informacje o trasie potencjalnym przewoźnikom w celu uzyskania informacji o dostępności i cenach. Na tym etapie nie powinniśmy ujawniać tożsamości ani bezpośrednich danych kontaktowych pasażera lub osoby prowadzącej grupę, chyba że jest to konieczne operacyjnie i zgodne z prawem.
Po potwierdzeniu możemy udostępnić minimum niezbędnych informacji przypisanemu licencjonowanemu przewoźnikowi, dyspozytorowi i kierowcy. Zazwyczaj obejmuje to trasę, wielkość grupy, imię i nazwisko oraz numer telefonu osoby prowadzącej grupę oraz istotne informacje operacyjne lub dotyczące dostępności.
Dane możemy też udostępniać, gdy jest to konieczne, operatorom płatności, bankom, usługom zapobiegania oszustwom, dostawcom hostingu serwisu i chmury, dostawcom poczty e-mail i CRM, dostawcom obsługi klienta i komunikacji, księgowym, audytorom, ubezpieczycielom, prawnikom, firmom windykacyjnym, organom regulacyjnym, sądom, policji i organom publicznym.
Nie sprzedajemy ani nie wynajmujemy danych osobowych na potrzeby marketingu podmiotów trzecich. Dostawcy usług mogą przetwarzać dane wyłącznie w celach określonych w umowie i z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń.
Niektórzy dostawcy technologii lub partnerzy transportowi mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli kraj docelowy nie jest uznany za zapewniający odpowiedni poziom ochrony, stosujemy zgodny z prawem mechanizm transferu, taki jak Standardowe Klauzule Umowne Komisji Europejskiej, i w razie potrzeby oceniamy dodatkowe zabezpieczenia.
Informacje o konkretnym mechanizmie transferu można uzyskać od nas na żądanie.
| Dokumentacja | Zwykły okres przechowywania |
|---|---|
| Akta nieskutecznych wycen | 24 miesiące od ostatniego istotnego kontaktu, chyba że właściwy jest krótszy okres lub potrzebny jest dłuższy ze względu na spór, roszczenie prawne, zapobieganie oszustwom albo udokumentowaną relację między przedsiębiorcami |
| Dokumentacja potwierdzonych rezerwacji i umów | 10 lat po zakończeniu lub rozwiązaniu, gdy jest to potrzebne do celów księgowych, podatkowych, ubezpieczeniowych, umownych i dochodzenia roszczeń |
| Faktury i źródłowe dokumenty księgowe | Okres wymagany przez łotewskie prawo księgowe i podatkowe, zwykle co najmniej 5 lat, a dłużej, jeśli wymaga tego szczególny przepis lub audyt |
| Dokumentacja skarg i incydentów | 5 lat po zamknięciu lub dłużej, jeśli roszczenie, sprawa ubezpieczeniowa lub postępowanie prawne pozostają otwarte |
| Nagrania rozmów, jeśli są stosowane | Krótki, opublikowany okres odpowiedni do celu, zwykle 90 dni, chyba że nagranie zachowano na potrzeby skargi lub sprawy prawnej |
| Zgody marketingowe i dokumentacja kampanii | Przez czas prowadzenia marketingu i do 3 lat po jego zakończeniu jako dowód zgodności z prawem, z zastrzeżeniem okresowego przeglądu |
| Zapisy na liście wykluczeń | Tak długo, jak to rozsądnie konieczne, aby zapewnić poszanowanie sprzeciwu, zazwyczaj bezterminowo, chyba że wiarygodna alternatywa zapobiega przyszłemu kontaktowi |
| Dzienniki bezpieczeństwa serwisu | Zwykle od 6 do 12 miesięcy, chyba że incydent wymaga dłuższego przechowywania |
| Dokumentacja należytej staranności i umów dostawców | Przez czas trwania relacji, a zwykle 10 lat po jej zakończeniu, gdy jest to potrzebne do celów prawnych, podatkowych, ubezpieczeniowych i umownych |
Wykorzystanie danych do celów marketingowych podlega odrębnym zasadom i nie trwa automatycznie przez cały okres przechowywania. Okresowo przeglądamy przechowywane dane i usuwamy je lub anonimizujemy, gdy przestają być potrzebne.
Stosujemy kontrolę dostępu, uprawnienia oparte na rolach, silne uwierzytelnianie, kopie zapasowe, szyfrowanie tam, gdzie jest to właściwe, rejestrowanie zdarzeń, poufność pracowników, należytą staranność wobec dostawców i procedury reagowania na incydenty, proporcjonalne do ryzyka.
Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. Każdy, kto podejrzewa niewłaściwe wykorzystanie informacji lub przejęcie konta, powinien niezwłocznie się z nami skontaktować.
Z zastrzeżeniem obowiązujących warunków osoby fizyczne mogą żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wnieść sprzeciw oraz uzyskać informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego ma charakter bezwzględny. Inne sprzeciwy zależą od okoliczności i podstawy prawnej.
Przed podjęciem działań możemy zweryfikować tożsamość. Zwykle odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca, z zastrzeżeniem zgodnych z prawem przedłużeń w przypadku złożonych lub licznych żądań.
Możemy korzystać z oprogramowania, narzędzi analitycznych lub narzędzi wspomaganych sztuczną inteligencją do porządkowania zapytań, porównywania danych historycznych, wykrywania duplikatów, kierowania zgłoszeń i wspierania decyzji cenowych. Narzędzia te wspierają pracowników i zazwyczaj nie podejmują decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne bez znaczącego udziału człowieka.
Jeśli wprowadzimy wyłącznie zautomatyzowane podejmowanie decyzji spełniające odpowiednie kryteria, zapewnimy informacje i zabezpieczenia wymagane przez prawo.
Nasz serwis jest skierowany do osób dorosłych organizujących transport. Grupy pasażerów mogą obejmować dzieci, ale organizatorzy powinni przekazywać wyłącznie minimum niezbędnych informacji. Organizator odpowiada za zgody, nadzór i obowiązki w zakresie ochrony dzieci, które dotyczą grupy.
Niezbędne pliki cookie mogą działać bez zgody, tam gdzie jest to dozwolone. Technologie analityczne, reklamowe i inne niż niezbędne są uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu prawidłowej zgody, jeśli jest to wymagane. Szczegóły znajdują się w naszej Polityce plików cookie oraz w narzędziu do zarządzania zgodami.
Prosimy najpierw skontaktować się z nami, abyśmy mogli rozpatrzyć problem. Osobom fizycznym przysługuje również prawo wniesienia skargi do łotewskiego Państwowego Inspektoratu Ochrony Danych (Data State Inspectorate) lub, w stosownych przypadkach, do organu nadzorczego w kraju ich zamieszkania, pracy lub domniemanego naruszenia.
Możemy aktualizować niniejszą Politykę w związku ze zmianami prawnymi, operacyjnymi lub technicznymi. Data wejścia w życie jest podana na początku. O istotnych zmianach poinformujemy odpowiednim kanałem. Nowa polityka nie tworzy zgody z mocą wsteczną.
