AVG-transparantie, marketing, bewaartermijnen en delen van operationele gegevens.
Versie 3.0 · Geldig vanaf 31 juli 2026
SIA “BCOM TRAVEL”, registratienummer 40203370984, btw-nummer zoals vermeld op de betreffende factuur, indien geregistreerd, statutair adres Mālpils iela 2B-1, Rīga, LV-1013, Letland, actief onder het merk BusCom (“BusCom”, “wij”, “ons” of “onze”), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit Privacybeleid worden beschreven. BusCom is de enige entiteit die de BusCom-website beheert en contracten sluit onder het merk BusCom, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Privacyvragen en verzoeken van betrokkenen kunt u sturen naar privacy@buscom.info of naar het hierboven vermelde statutaire adres. Wij hebben momenteel geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, tenzij de wet dit vereist; privacyvragen worden behandeld door de intern aangewezen persoon voor gegevensbescherming.
Dit Beleid is van toepassing wanneer iemand onze website bezoekt, een formulier verzendt, contact met ons opneemt per e-mail, telefoon, berichtendienst of sociale media, een offerte aanvraagt of ontvangt, een boeking maakt of beheert, als deel van een groep reist, diensten aan ons levert, bij ons solliciteert of anderszins met BusCom in contact komt.
Het is ook van toepassing wanneer een groepsorganisator, werkgever, school, reisbureau, koor, evenementenorganisator, familielid of andere persoon informatie verstrekt over passagiers of groepsleiders.
Identiteits- en contactgegevens: namen, functietitels, organisatie, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, voorkeurstaal en communicatievoorkeuren.
Offerte- en boekingsgegevens: data, reisroute, ophaal- en afzetpunten, tussenstops, groepsgrootte, voertuigvereisten, bagage, vluchten, treinen, veren, accommodatie, toegankelijkheidsvereisten, verzoeken om kinderzitjes en andere operationele instructies.
Gegevens van passagiers en groepsleiders: naam en contactgegevens van de groepsleider, noodcontacten en beperkte passagiersinformatie wanneer dat echt noodzakelijk is. Voor privé-charterdiensten hebben wij gewoonlijk geen volledige passagierslijst nodig.
Factuur- en betalingsgegevens: factuuridentiteit, adres, registratie- en btw-nummers, factuurgegevens, betalingsstatus, transactiereferenties, betaalmethode en informatie ter voorkoming van fraude. Volledige kaartgegevens worden verwerkt door erkende betaaldienstverleners en zijn niet bedoeld om door BusCom te worden opgeslagen.
Communicatie- en servicegegevens: e-mails, berichten, gespreksnotities, wijzigingen, klachten, feedback, beoordelingen, foto’s die aan ons zijn verstrekt en gegevens over de uitvoering van de dienst.
Marketinggegevens: de bron van een contact, vastlegging van toestemming waar toestemming wordt gebruikt, gegevens over de verzending van campagnes, voorkeuren, bezwaren, afmeldverzoeken en gegevens van de blokkeerlijst.
Technische gegevens: IP-adres, browser, apparaat, bij benadering de locatie, verwijzende bron, bekeken pagina’s, cookie-identificatoren, beveiligingslogs en interactiegegevens, onder voorbehoud van de vereisten voor cookietoestemming.
Leveranciersgegevens: contact-, bedrijfs-, vergunnings-, verzekerings-, voertuig-, bank-, belasting-, contract-, planning- en prestatiegegevens van vervoerders, chauffeurs en andere dienstverleners.
Bijzondere categorieën van gegevens: alleen wanneer dat strikt noodzakelijk is, bijvoorbeeld beperkte toegankelijkheids- of gezondheidsinformatie die nodig is om veilig vervoer te regelen. Wij vragen gebruikers dergelijke informatie alleen te verstrekken wanneer dat nodig is.
Wij verkrijgen gegevens rechtstreeks van de betrokkene, van de persoon of organisatie die het vervoer regelt, van passagiers of groepsleiders, van vervoerders en chauffeurs, van betalings- en technologieleveranciers, van openbare registers en openbare bedrijfsbronnen waar dat wettelijk is toegestaan, en uit eerdere correspondentie.
Wie gegevens van een ander verstrekt, moet daartoe bevoegd zijn en dient dit Beleid beschikbaar te stellen aan die persoon.
Offerte en precontractuele stappen: om een reisroute te beoordelen, de beschikbaarheid bij leveranciers na te gaan, een prijs te berekenen en een aanvraag te beantwoorden. Grondslag: stappen op verzoek van de betrokkene vóór het sluiten van een overeenkomst en gerechtvaardigde belangen bij het beantwoorden van zakelijke aanvragen.
Boeking en uitvoering van de dienst: om vervoer te bevestigen, te coördineren, te wijzigen en uit te voeren, operationele informatie door te geven en verstoringen af te handelen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigde belangen en wettelijke verplichtingen.
Betalingen, boekhouding en belasting: om te factureren, af te stemmen, fraude te voorkomen, administratie bij te houden en te voldoen aan belasting- en boekhoudverplichtingen. Grondslag: overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigde belangen.
Klantenservice en klachten: om te onderzoeken, bewijs te bewaren, geschillen op te lossen en onze diensten te verbeteren. Grondslag: overeenkomst, wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigde belangen.
Veiligheid en naleving van de wet: om te voldoen aan eisen op het gebied van vervoer, sancties, fraudebestrijding, verzekeringen, rechtbanken, toezichthouders en wetshandhaving. Grondslag: wettelijke verplichting, zwaarwegend algemeen belang waar van toepassing en gerechtvaardigde belangen.
Leveranciersbeheer: om vervoerders en chauffeurs te beoordelen, te contracteren, in te plannen, te betalen en te monitoren. Grondslag: overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigde belangen.
Websitebeveiliging en essentiële functionaliteit: om systemen te beschermen, misbruik te voorkomen en gevraagde functies te bieden. Grondslag: gerechtvaardigde belangen en, waar relevant, overeenkomst.
Analyse en advertenties: alleen wanneer de vereiste toestemming is verkregen voor niet-essentiële cookies of vergelijkbare technologieën.
Direct marketing: toestemming waar die vereist is; de wettelijke uitzondering voor bestaande klanten alleen wanneer aan alle voorwaarden is voldaan; en zorgvuldig beoordeelde gerechtvaardigde belangen voor toegestane zakelijke communicatie tussen bedrijven. Een offerteaanvraag op zich vormt niet automatisch toestemming.
Operationele berichten over een offerte, boeking, betaling, reisroute, serviceprobleem of klacht zijn geen marketing.
Voor promotionele communicatie naar natuurlijke personen vragen wij toestemming waar de wet dat vereist. Wij mogen een uitzondering voor bestaande klanten alleen gebruiken wanneer het adres is verkregen in verband met een daadwerkelijke verkoop of dienstverlening, de communicatie onze eigen soortgelijke diensten betreft, bij het verzamelen van het adres en in elk bericht een duidelijke gratis afmeldmogelijkheid is geboden en de ontvanger geen bezwaar heeft gemaakt.
Voor relevante contactpersonen die in een professionele hoedanigheid handelen, mogen wij nauw afgebakende zakelijke communicatie sturen waar dat wettelijk is toegestaan, evenredig is en in de context te verwachten valt. Wij gebruiken deze formulering niet om strengere nationale regels in het land van de ontvanger opzij te zetten.
Iedereen kan op elk moment bezwaar maken of zich afmelden. Wij stoppen de marketing zonder onnodige vertraging en bewaren een minimaal blokkeerrecord zodat het adres niet per ongeluk opnieuw wordt geïmporteerd. Blokkeergegevens worden voor geen enkel ander doel gebruikt.
Voordat een boeking wordt bevestigd, kunnen wij beperkte reisinformatie moeten delen met mogelijke vervoerders om beschikbaarheid en prijzen op te vragen. In die fase maken wij de identiteit of directe contactgegevens van een passagier of groepsleider niet bekend, tenzij dat operationeel noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.
Na bevestiging mogen wij de minimaal noodzakelijke informatie delen met de toegewezen erkende vervoerder, planner en chauffeur. Dit omvat normaal gesproken de reisroute, de groepsgrootte, de naam en het telefoonnummer van de groepsleider en relevante operationele of toegankelijkheidsinformatie.
Wij mogen gegevens ook delen met betalingsverwerkers, banken, diensten voor fraudepreventie, website- en clouddiensten, e-mail- en CRM-leveranciers, leveranciers van klantenservice en communicatie, accountants, auditors, verzekeraars, advocaten, incassobureaus, toezichthouders, rechtbanken, politie en overheidsinstanties waar dat nodig is.
Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens voor de eigen marketing van derden. Dienstverleners mogen gegevens alleen verwerken voor de overeengekomen doeleinden en met passende bescherming.
Sommige technologieleveranciers of vervoerspartners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer een bestemming niet als passend wordt erkend, gebruiken wij een wettelijk doorgiftemechanisme, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, en beoordelen wij waar nodig aanvullende waarborgen.
Informatie over een specifiek doorgiftemechanisme kunt u bij ons opvragen.
| Gegevens | Gebruikelijke bewaartermijn |
|---|---|
| Dossiers van niet-gehonoreerde offertes | 24 maanden na het laatste zinvolle contact, tenzij een kortere termijn passend is of een langere termijn nodig is voor een geschil, een rechtsvordering, fraudepreventie of een gedocumenteerde zakelijke relatie |
| Gegevens over bevestigde boekingen en contracten | 10 jaar na afronding of beëindiging, indien nodig voor boekhoudkundige, fiscale, verzekeringstechnische, contractuele en juridische doeleinden |
| Facturen en boekhoudkundige brondocumenten | De termijn die door de Letse boekhoud- en belastingwetgeving wordt vereist, normaal gesproken ten minste 5 jaar en langer wanneer een specifieke regel of audit dat vereist |
| Klachten en incidentdossiers | 5 jaar na afsluiting, of langer wanneer een claim, verzekeringskwestie of rechtszaak nog loopt |
| Gespreksopnamen, indien gebruikt | Een korte, gepubliceerde termijn die bij het doel past, doorgaans 90 dagen, tenzij ze worden bewaard voor een klacht of juridische kwestie |
| Marketingtoestemming en campagnegegevens | Zolang de marketing doorgaat en tot 3 jaar daarna als bewijs van naleving, met periodieke toetsing |
| Blokkeergegevens | Zolang redelijkerwijs nodig is om te garanderen dat het bezwaar wordt gerespecteerd, doorgaans onbeperkt, tenzij een betrouwbaar alternatief toekomstig contact voorkomt |
| Beveiligingslogs van de website | Meestal 6 tot 12 maanden, tenzij een incident een langere bewaring vereist |
| Due-diligence- en contractgegevens van leveranciers | Voor de duur van de relatie en normaal gesproken 10 jaar daarna, indien nodig voor juridische, fiscale, verzekeringstechnische en contractuele doeleinden |
Het gebruik voor marketing wordt apart geregeld en loopt niet automatisch door gedurende de hele bewaartermijn. Wij toetsen bewaarde gegevens periodiek en verwijderen of anonimiseren ze wanneer ze niet meer nodig zijn.
Wij gebruiken toegangscontroles, rolgebonden rechten, sterke authenticatie, back-ups, waar passend versleuteling, logging, geheimhouding door medewerkers, due diligence op leveranciers en incidentprocedures die in verhouding staan tot de risico’s.
Geen enkel systeem is volledig veilig. Wie misbruik van informatie of een gehackt account vermoedt, moet snel contact met ons opnemen.
Onder de toepasselijke voorwaarden kunnen personen verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en om informatie over geautomatiseerde besluitvorming. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken zonder dat dit de eerdere rechtmatige verwerking aantast.
Het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing is absoluut. Andere bezwaren hangen af van de omstandigheden en de rechtsgrond.
Wij kunnen uw identiteit controleren voordat wij handelen. Wij reageren normaal gesproken binnen één maand, met inachtneming van wettelijk toegestane verlengingen bij complexe of talrijke verzoeken.
Wij kunnen software, analysetools of hulpmiddelen met kunstmatige intelligentie gebruiken om aanvragen te ordenen, historische gegevens te vergelijken, dubbele aanvragen op te sporen, aanvragen door te sturen en prijsbeslissingen te ondersteunen. Deze hulpmiddelen ondersteunen medewerkers en nemen gewoonlijk geen besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen zonder betekenisvolle menselijke tussenkomst.
Wanneer wij uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming invoeren die daaraan voldoet, verstrekken wij de informatie en waarborgen die de wet vereist.
Onze website is bedoeld voor volwassenen die vervoer regelen. Passagiersgroepen kunnen kinderen omvatten, maar organisatoren moeten alleen de minimaal noodzakelijke informatie verstrekken. De organisator is verantwoordelijk voor toestemmingen, toezicht en beschermingsverplichtingen die voor de groep gelden.
Strikt noodzakelijke cookies kunnen zonder toestemming werken waar dat is toegestaan. Analyse, advertenties en andere niet-essentiële technologieën worden alleen geactiveerd na geldige toestemming waar die vereist is. Details staan in ons Cookiebeleid en in de tool voor toestemmingsbeheer.
Neem eerst contact met ons op, zodat wij een zorg kunnen oplossen. Personen hebben ook het recht een klacht in te dienen bij de Letse gegevensbeschermingsautoriteit (Data State Inspectorate) of, waar van toepassing, bij de toezichthouder in hun land van verblijf, werk of van de vermeende inbreuk.
Wij kunnen dit Beleid bijwerken om juridische, operationele of technische wijzigingen weer te geven. De ingangsdatum staat bovenaan. Ingrijpende wijzigingen brengen wij via een passend kanaal onder de aandacht. Een nieuw beleid creëert niet met terugwerkende kracht toestemming.
